TRAMITACIÓN DE GASTOS CON CARGO AL PROYECTO DE APS

Solo se tramitarán facturas, no recibos. Las facturas han de ser originales y deben emitirse a nombre, domicilio fiscal y NIF de la UPM.

• Nombre: Universidad Politécnica de Madrid
• Domicilio fiscal: Avenida de Ramiro de Maeztu, nº7, 28040- Madrid
• NIF de la UPM, con carácter general es Q2818015F. En adquisiciones intracomunitarias el NIF es: ESQ2818015F

Tramitación de facturas de inscripción a congresos

Se puede solicitar el anticipo de la inscripción a congresos enviando el siguiente formulario al correo oficina-aps@upm.es. 

Los gastos de inscripción a congresos, jornadas y conferencias se deberán justificar mediante la siguiente documentación:

1. Factura del importe de la inscripción, preferiblemente factura electrónica (FACE), ya sea un evento presencial o un evento virtual.
2. En caso de haber adelantado el pago, justificante del abono de la misma o apunte del banco en donde figure este movimiento.
3. Si el congreso tiene lugar fuera de la Comunidad de Madrid y el docente tiene que trasladarse, deben presentar la correspondiente licencia de viaje autorizada.
4. Copia de certificado de asistencia emitido por la entidad organizadora, de forma que quede debidamente acreditada la prestación del servicio (ya sea evento presencial o  virtual).

Adquisición de material o suministros de capítulo 2

Únicamente se podrán adquirir los bienes correspondientes a capítulo 2, no inventariables. Si existe alguna duda se recomienda consultar antes de realizar la compra con oficina-aps@upm.es.

Puede consultar los conceptos que puede imputar en los presupuestos de la UPM, en el Artículo 22- Material, suministros y otros, a partir de la página 476. Sólo son imputables los siguientes epígrafes:

• 220 -  Material de oficina
• 226.02 - Publicidad y propaganda
• 226.26 - Organización de reuniones y conferencias
• 227.06 - Estudios y trabajos técnicos

Si la factura es de un importe igual o superior a 600€ se tramitará obligatoriamente de forma electrónica.

Si la adquisición del producto se hace fuera España, la factura debe venir sin VAT del país pero debe considerar que en el saldo de su PIE se descontará el IVA correspondiente equivalente en España que la UPM tiene que abonar, así como los gastos de aduana si los hubiera. Debido a esto debe contar con presupuesto suficiente en su proyecto, teniendo en cuenta estos gastos asociados. Si se adquiere fuera de España hay que comunicar al proveedor que el VAT de la UPM tiene que venir con el prefijo ES, es decir, ESQ2818015F

Cómo realizar las adquisiciones

En primer lugar, es imprescindible consultar en el Portal de compras https://portaldecompras.upm.es/ la lista de proveedores con los que la Universidad tiene contrato mayor o acuerdo marco y si estos tienen el producto que desea adquirir.

En los Acuerdos Marco (AM), lo primero que debe hacer es solicitar la oferta a través de la web del Proveedor o por correo electrónico. La oferta se solicita con la empresa sin entrar en el Portal del Investigador.

La empresa le envía la OFERTA y con ella se crea el NÚMERO DE EXPEDIENTE para que pueda hacer el pedido a través del Portal del Investigador.

El docente debe gestionar la autorización del contrato a través del formulario en la opción:

SOLICITUD DE GASTO EN ACUERDO MARCO PARA RESTO DE LA UNIVERSIDAD

En ella se debe rellenar los datos indicando el nº de oferta/nº de pedido, los códigos DIR y el nº de expediente para la factura.

Los códigos DIR para que el proveedor emita la factura electrónica son:

Es muy importante indicar el Órgano Proponente (número de proyecto), persona que hace la compra y cualquier otro dato que permita la identificación de la factura electrónica.

Si el producto que desea adquirir está contemplado en el AM pero no está disponible o no reúne los requisitos técnicos necesarios, pero está incluido en los lotes, podrá realizar la compra fuera del Acuerdo Marco solicitando autorización previa.

Se deberá enviar un correo a oficina-aps@upm.es haciendo constar dicha circunstancia y adjuntando la Solicitud de compra fuera de acuerdo marco a través de:

PolitécnicaVirtual->Utilidades>Administración>FormulariosGestiónEconómica->Contratos> Solicitud de compra fuera de acuerdo marco

Una vez recibida la autorización de compra se podrá proceder a realizar la misma.

Si el material no está contemplado en un Acuerdo Marco, y siempre cuando corresponda a material del capítulo 2, podrá comprar en otra empresa y enviarnos la siguiente documentación:

1. Una memoria explicativa motivando la necesidad del gasto e indicando en este mismo correo (oficina-aps@upm.es) el motivo por el que no ha comprado en empresas con Acuerdo Marco.
2. Factura, siempre que sea posible solicite a los proveedores que emitan factura electrónica, siendo obligatoria en facturas igual o superior a 600 €.
3. La ficha de envío de facturas disponible en el portal.
4. Si la empresa no está dada de ALTA en la UPM, debe solicitar a esa empresa que rellene y firme el documento de Alta Terceros y que adjunte un certificado bancario, para darla de alta como proveedor y poder abonar la factura. En el caso de que el docente adelante el pago igualmente debe solicitar el Alta Terceros ya que es necesario dar de alta a la empresa como proveedora, pero en ese caso no es necesario aportar los datos bancarios del citado tercero.